建筑公司项目档案整理工作

建筑公司项目档案总结工作

建筑公司是一种朝气蓬勃的企业，始终致力于出色的设计和高水平的工程质量。然而，承建多个建筑项目后，项目文件和档案的管理变得越来越复杂。这些文件包括批准的施工图纸、现场监管记录、技术规范文件、财务管理文件等等。如何管理这些信息是建筑公司所面临的一个重要问题。因此，建筑公司需要开展档案总结工作。

档案总结的意义

建筑公司的发展需要不断创新和自我完善。在此基础上，档案总结工作成为了项目管理的关键。档案管理工作在以下方面起到了重要作用：

• 保障数据的稳定性：档案总结可以避免数据丢失和损坏，确保重要数据可持续使用，并在必要的时候能够为出现问题的项目提供数据支持。
• 提高工作效率：档案总结工作保证档案的规范、分类和归档，可有效提高管理工作的效率。工作人员可以更快速地查找档案和记录，更容易处理相关事务。
• 提升档案价值：档案总结不仅可以记录历史，也可以有利于建筑公司树立品牌效应。建筑公司的各种档案，值得被管理、分享和传承。这样有利于企业发展的影响和价值。

档案总结的方法

把整个档案分成两部分来进行处理：云端存储和物理存储。云端存储包括电子文档管理和档案管理平台；物理存储包括纸质文件和实物。

电子文档管理

项目文件的电子管理可能是最常见的管理形式，这是因为它对环境的影响非常小，也可以方便进行备份、存档和管理。

• 选取一种文件管理系统，并坚持使用。企业更好选取一种好用、稳定的文件管理系统（如Office 365），并让所有员工都能熟练操作。这样可以将档案定期进行备份，并减少员工的错误操作。
• 文件命名的规范化。建议在文件的命名方式上进行规范化，起始简洁明了，便于快速寻找出文件，而不是简单的用英文或数字进行命名。
• 禁止私自保存文件。让员工明确禁止私自保存文件，防止档案遗失或泄露管控安全问题。

档案管理平台

建筑公司可以选取适合自己的档案管理平台（如LeanCloud 或封装好的DMS系统）作为档案存储和管理工具。

• 设计规范化文件夹结构。根据建筑公司项目的级别、分类、时期、功能等特征，可以设计出合适的文件夹结构来存储相关文件。例如：合同结构、资料认证结构等等。
• 经常定期的备份所有的档案和文件。建筑公司拥有一系列的档案和信息，如果丢失或损毁肯定是无法承受的损失，所以定期备份所有档案是非常必要的一项工作。备份的方式或时间定期需要根据公司业务流程的特点来进行调整。

纸质文件和实物档案

虽然电子文档管理越来越普及，但是一些重要的纸质档案和实物档案仍然需要妥善标注和保存。建筑公司可以采用以下方法来管理这些档案和实物。

• 建立良好的档案管理系统。这意味着建筑公司应该建立起一个良好有序的档案管理，以便于管理人员可以快速地找到相关文件或实物。
• 根据项目要求和档案的类型分类。按照档案的种类和项目的要求，可以建立不同的档案架和仓库，以便于快速的查找出相应的文件。
• 规范化的标注文件。企业在对实物档案进行处理时，需要标注档案的种类、沟通日期、责任人信息等等内容，以便于更容易寻找。

对于一个建筑公司来说，档案总结工作是一个长期的过程。对于档案的管理，需要建筑公司逐渐建立自己的规范体系，通过电子化管理和高效存储，确保建筑公司能够取得良好的效益。

这样的档案总结方式可以帮助建筑公司更好、更高效地运作，保障可持续发展的成功。同时也使项目档案管理变得更为简单和方便，为工作人员和企业提供更加可靠的支持。