建筑合同管理台账:如何提高管理效率并降低成本?

建筑合同管理是一个复杂的过程，需要完美的协作和管理。管理台账是对合同管理的重要手段之一，有效规范管理合同，提高工作效率，同时可以降低成本。本文将着重探讨建筑合同管理台账如何提高管理效率并降低成本。

建筑合同管理的挑战

建筑项目存在复杂而多样的合同类型，每个合同类型的管理都需要遵守不同的合同法律法规，涉及多个项目参与方之间的的协作和沟通，涉及各种资金流和款项的管理。因此，建筑合同管理面临的挑战是多方面的，如下：

• 繁琐而复杂的流程：不同的合同管理需要遵循不同的流程，加之不同类型的合同需要不同层次的审批，可能牵涉到多个各自独立的程序，需要消耗大量时间和人力成本。
• 信息太多，而且易于遗漏：管理台账需要维护大量的信息，包括原始合同和修改合同、支付款项和抵消款项、履行合同和确认合同完成等，而且这些信息很容易因为各种原因而遗漏。
• 错误和遗漏增加了风险：由于管理台账信息可能不准确、不完备或者不及时，经常会产生误解和争议，导致项目进度延误，甚至导致纠纷和法律责任。

建筑合同管理的解决方案

建筑合同管理台账是解决上述挑战的有效方式，可以显著提高管理效率，降低成本，改进合同管理和减轻风险。

提高管理效率

建筑合同管理台账可以有效地改进流程，减少时间和人力成本。通过管理台账，可以实现以下方面的改进：

• 审批流程自动化：在台账中可以实现合同审批的自动化，减少复杂的人工流程。当审批层次达到一定的阈值后，系统可以自动将合同提交到下一级审批。系统还可以根据工作流程和角色权限来决定审批层次和时效性。
• 信息在台账中集中存储：通过管理台账，可以集中存储所有合同信息，方便检索和管理。此外，管理台账还可以方便地实现双方约定的合同条款和条件的跟踪，包括各方付款方式、条款信息、履行义务等。
• 合同管理容易协作：在执行合同过程中，台账上的操作可以同时被多个项目参与者看到和修改，可以轻松地与其他人沟通并协作。合同更改也可以在系统中促进追踪，使管控更方便并提高合同流程的透明度。

降低成本

管理台账可以通过减少人力和时间成本来降低管理成本。同时，还可以在合同管理过程中避免出现错误和疏漏所导致的成本损失。如下：

• 省去人力：管理台账的自动审批功能和信息存储功能可以极大地简化人力资源的使用。这种自动化的过程节约人力资源的时间和劳动。
• 省去查询成本：在台账中可以方便地找到和检索合同信息，进而简化交涉和跟踪工作。同时万一遗漏了某条款或者信息不全，台账上的警示功能，可以帮助管理者确认未完成的事项并及时处理。节省了人们查询的时间和成本。
• 避免错误和疏漏：管理台账可以使管理者更好地把握合同执行过程，清楚地了解合同情况，如果出现错误或遗漏，可以及时发现和解决问题，减少了合同管理相关的成本损失。

改进合同管理

通过管理台账，可以实现合同的生命周期管理，促进合同执行和风险管理，同时还可以提供合同数据和相关指标的分析功能。如下：

• 完整的合同声明周期管理：管理台账可以在合同开始之后追踪跟踪还款方法、支付款项、添加授权、确认合同及审批并生成合同文档。从而协助管理者合理地控制合同的生命周期剩余时间和进展。
• 灵活使用风险控制：管理台账除了实现合同的完整流程管理，还可以在记录过程中，根据合同关键字进行风险控制。对于某些与其他对象不兼容的记录，由系统自动警报控制人员，以在可能导致问题之前发现并防范风险。
• 数据和指标分析：管理台账可以收集，存储和分析合同数据，并可以如同报表一样展示合同进度、商业风险和财务情况。管理者可以通过这些数据来优化合同管理流程和指导管理策略。

建筑合同管理台账是一种强大的解决方案，可以大幅提高管理效率并降低成本。同时，有效地规范建筑合同管理过程，降低合同风险，同时实现数据和风险分析。因此，建立和使用管理台账已经成为许多建筑企业的通行做法。