建筑行业工程档案管理规范,探讨档案数字化管理的必要性及实施方案

随着技术的不断进步和信息化的加速发展，档案数字化管理越来越受到建筑行业的重视。此前，建筑行业对于档案管理的态度比较 散漫，往往没有一套科学的管理机制，容易造成档案材料丢失、损坏、错乱等问题，影响到工程验收、招投标、建筑质量等重大方面，因此，建筑行业工程档案管理规范应运而生。本文旨在探讨档案数字化管理的必要性及实施方案。

档案数字化管理的必要性

档案数字化管理是随着信息化时代的到来而发展出来的一种新型管理方式，对于提高管理效率、降低管理成本、规范管理流程具有举足轻重的作用。具体表现如下：

提高管理效率

数字化档案管理的基础就是通过现代科技手段将原先纸质档案转化为电子版，大大减少了搜寻、浏览、查找、维护等流程的繁琐和费时，使工作人员更加高效、便捷地进行信息检索和查询，提升了管理效率。

降低管理成本

数字化档案节省了人力、物力等各方面成本，同时，由于数字档案能够实现多地实时共享，无需出差或快递、邮寄，也节约了时间和人力成本。

规范管理流程

纸质档案容易遭到恶劣自然环境的影响，或遭受人为的抽查而出现问题，而数字化档案则可以极大地保障文件的安全性及完整性，减少不必要的财产损失和法律纠纷。

档案数字化管理实施方案

为了推进档案数字化管理，建筑企业需要针对实际情况，制定相关实施方案。具体方案如下：

制定详细档案管理规范

建筑企业需要制定一套高效、严谨的档案管理规范，明确事项和要求，使档案管理流程标准化、规范化。开发完善的档案管理软件，以实现档案信息快速操作、检索。

建立数字档案库

购置大容量服务器、存储介质等硬件，搭建数字档案库，充分利用云计算、互联网技术等现代信息技术手段，将若干个分散的存储设备组成一个集中存储、便于管理的数字档案库，以备各部门随时调取查看、上传资料。

建立完整的数字档案管理体系

企业需要在人员培训、内部流程规范等方面制定完整的档案数字化管理体系，指导员工使用适合的管理方法，增强文件的完整性。例如，对新进员工进行档案管理技能培训，而老员工则需要定期接受档案管理知识的再培训，以免生疏，忽视文件的重要性。

实现跨部门数字档案共享

组织建立信息资源共享平台，实现各部门数字档案共享，让企业管理更活跃、更高效。使用信息技术加强档案归档流程，设立权限角色，避免因权限不同而产生的各种问题。同时，要建立有效、安全的数据备份机制，实现档案安全备份和灾难恢复，避免数据丢失。

数字化档案管理是一种新型的管理模式，具有高效、便捷、经济、安全等优势。对于建筑企业而言，数字化档案管理方案的制定和实施，可以提高工作效率，降低管理成本，保障档案信息的规范管理流程，具有重要的现实意义。