建筑公司合同的归档规范及管理方法,新规范下的合同归档方式

在建筑公司的日常经营中，合同归档是相当重要的一环。有效的合同归档管理可以为公司避免不必要的风险，并为后续工作提供足够的依据。 为了统一合同归档标准，建筑公司引入了新的归档规范，下面将详细介绍新规范下的合同归档方式。

一、合同归档规范的制定说明

为规范合同归档工作，建筑公司制定了以下规范：

1、合同归档标准：按合同性质及重要程度划分档案保存期限。

2、合同档案管理责任制：项目经理对本项目的合同归档负直接责任，公司归档管理员负总体管理责任。

3、合同归档管理流程：新签订的合同经过备案，建立合同档案，经过公司归档管理员审核后，存放到中央档案库，同时将档案信息录入公司档案数据库中，方便查询和管理。

二、合同档案归档标准的分类

根据合同的性质及重要程度，建筑公司将合同分为三类：

1、重要合同

对企业成长具有关键影响的合同，如高额合同变更合同，应与订立日期同时建立合同档案，保存期限为项目完结后20年。

2、一般合同

如设计、监理、施工安装等合同，应在合同的履行期限结束后5年内建立合同档案，保留期限为5年，过期删除。

3、临时合同

如材料采购、修理、维护等合同，应在履行结束后3年内建立档案，保留期限为3年，过期删除。

三、合同档案管理流程

1、建立合同档案

合同签定后，项目经理应立即向公司归档管理员提交合同信息，推进合同归档工作，管理员应当及时审核合同信息并指定归档负责人。

2、建立合同档案目录

合同档案归档的第一步是建立归档目录，其中包括合同编号、合同名称、归档日期等主要信息。

3、将合同档案存放到中央档案库

合同档案归档完毕后，应当及时存放到中央档案库中，并注意保护合同档案安全。

4、档案信息数据录入

建筑公司应建立档案数据库，存储合同档案信息，方便随时查询和管理。

四、合同归档的管理方式

合同归档管理主要包括电子档案管理和纸质档案管理。

1、电子档案管理

建筑公司应建立电子档案管理系统，在档案管理领域进行自动化管理，包括存储、备份、损坏检测以及信息审核等。

2、纸质档案管理

对于长期保存的合同档案，纸质档案是必须的，建筑公司应注重纸质合同档案的安全保护和管理。使用便签标示合同的名称、档案号、保存期限以及归档位置，方便后续查找。

五、合同归档注意事项

1、合同归档历史记录写实明确，杜绝造假;

2、不能擅自丢弃或更改档案，影响档案真实性；

3、纸质档案应地理分区管理，电子档案要与纸质档案信息完全相同。

上面就是建筑公司合同归档规范及管理方法的详细介绍，建筑公司应当高度重视合同归档工作，并按照规范要求把合同归档管理工作做好。