自行采购的定义

根据《政府采购法》的规定，自行采购是指除采用招标、竞争性谈判、询价和单一来源等政府采购方式以外，政府采购人利用自有资金自行选取供应商、确定采购内容、价款和采购方式的采购方式。

自行采购的适用范围

自行采购适用于以下情况：

1. 紧急情况下为了保护国家安全、人民生命健康或者重要财产安全的必要采购；
2. 在紧急维修、更换、补充或者因技术原因不宜分批采购，采用单一供应商采购合同的必要情况；
3. 因供应商技术专利或者商业秘密而无法进行竞争的必要情况；
4. 不超过一定金额限制的其他必要情况。

自行采购的程序

政府采购人应当按照明确的采购计划及采购预算，并经过合法授权，按照国家有关法律、法规的规定和对适当程序的要求进行采购活动。自行采购的程序如下：

1. 编制采购计划、预算和需求方案；
2. 经过审批并发布采购公告，公告内容至少包括采购单位的名称、地址、联系人和联系方式、采购物品和数量、要求供应商提供的资质文件和技术要求及采购方式等；
3. 组织供应商申报意向或者依法挑选；
4. 编制采购文件并对供应商进行评审和比较，确定中标或者成交供应商；
5. 开展履行合同的质量、进度、安全、信誉检查等；
6. 采购合同签订；
7. 实施结算和验收。

自行采购中需要注意的问题

在自行采购过程中，政府采购人需要注意以下问题：

1. 自行采购应严格遵守法律法规，不得透过自行采购绕过招标等程序进行非法行为；
2. 采购人应事先确定采购预算并保证采购活动的合法性、公正性、透明度和效率；
3. 在采购中要充分保护供应商权益，遵守合同法律法规，确保采购合同的合法性、有效性和严格按照承诺履行；
4. 采购人应对采购过程中的资料、信息和结果进行全面记录和保存，以为日后可能出现的纠纷提供有效证据。

自行采购的优缺点

自行采购的优点在于采购时间短、效率高、成本低、灵活性强。同时，由于在采购过程中政府采购人具有更大的自主权，能够更好地掌握采购情况，提高采购效果。自行采购的缺点在于容易导致行政处罚和纠纷的发生，风险性也相对较高，需要采购人具备一定的专业水平和责任意识。